Planowanie, żeby się udało? Moja tajemnica skutecznego planowania

Jak planuję, żeby się udało? Planuję od końca!

Na trzecim roku studiów mieliśmy kapitalne ćwiczenia z wykorzystaniem efektywnych narzędzi do planowania projektów. Jeden nich doskonale się sprawdza w moim codziennym życiu do teraz.

Strategia jest nie tylko szalenie skuteczna do zarządzania dużymi korporacyjnymi projektami, ale do zarządzania codziennymi, życiowymi celami.

Wiele narzędzi o których się uczyłam sprowadziłam do swojego poziomu praktycznego użytku w życiu codziennym. Myślę, że na tym polega studiowanie. Psychologia biznesu miała dla mnie o tyle znaczenie, o ile potrafiłam/ chciałam przekuć wiedzę w praktykę dla swoich potrzeb.

W tym wpisie chciałabym się podzielić z Tobą jednym z takich narzędzi, które absolutnie zrewolucjonizowały mój proces planowania i osiągania celów.

Podam Tobie najprostszy i najlepszy przykład jak nauczyłam się nie spóźniać. Niby proste, ale przypadku moich obsuw czasowych skuteczność na przestrzeni lat wzrosła do…no powiedzmy 97%

Co to znaczy planować od końca?

• jeśli mam być w pracy na 20:00 wieczorem, to zakładając że droga samochodem zajmuje mi 30 minut, to muszę wyjść z domu 19:25
• jeżeli mam wyjść 19:25 to powinnam zjeść po treningu wartościowy posiłek około 18:45 żeby mieć potem chwilę na ogarnięcie kuchni i salonu przed wyjściem. Uwielbiam wracać do uporządkowanego domu
• skoro 18:45 mam kolację, to prysznic po treningu (trwający łącznie z makijażem 15 minut) biorę 18:30
• a to oznacza, że trening zaczynam 18:00

W ten sposób, kiedy wiem o której maksymalnie powinnam wyjść, żeby się nie spóźnić do pracy planuję resztę działań w tył.

Dobra organizacja polega u mnie na porządku

• obiad mam ugotowany na 2 lub 3 dni i tylko podgrzewam nastawiając na malutki ogień idąc pod prysznic.
• ciuchy i buty sportowe na domowy trening zawsze mam przygotowane w jednym miejscu, niemalże pod ręką
• kluczyki od samochodu wiszą zawsze w tym samym miejscu, więc nie tracę czasu na nerwowe poszukiwania

I możesz powiedzieć, że taki schemat dnia Tobie nie odpowiada bo nie jest spontaniczny, nie daje poczucia wolności a poza tym i tak się często nie udaje realizować. Ja to doskonale rozumiem bo kiedyś też tak myślałam. Przez to moje cele realizowały się w spontaniczny, żeby nie powiedzieć przypadkowy sposób. Tak było do momentu, kiedy zaczęłam na studiach wprowadzać teorię w moje codzienne życie i poznałam Bartka, który jako menedżer zarządzał projektami w korporacji. 

Strategię planowania „w tył” wykorzystuję z powodzeniem do planowana wszystkich ważnych dla mnie celów.

Jak zaplanować ślub, żeby dostać złoty medal?

Świetnym przykładem większego projektu, w którym to narzędzie się doskonale sprawdza jest zaplanowanie ślubu. Myślę, że większość z nas samodzielnie zaplanowała i zorganizowała masę większych i mniejszych elementów tego wyjątkowego dnia. Z masy czynności osobno zapisanych na małych karteczkach trzeba wybrać te które muszą odbyć się dnia „0” czyli w dniu ślubu, te w „przed dzień”, tydzień przed i tak dalej…

• fryzjer,
• make up,
• kwiaty,
• suknia i garnitur,
• obrączki,
• zaproszenia,
• tort,
• fotograf,
• restauracja…

Metoda planowania od końca zakłada na starcie wyznaczenie terminu końcowego, jak data ślubu i cofanie się pomału, żeby ostatecznie ustalić kiedy najlepiej zacząć przygotowania. Chodzi przecież o to, aby bez ciśnienia ze wszystkim zdążyć.

Wiadomo, że tu lepiej nie ryzykować obsuwy czasowej… Wyobraź sobie, że planujesz taki duży projekt na spokojnie kontrolując przebieg wszystkich zadań w czasie i jednocześnie bez zawału reagujesz na ewentualne przesunięcia dostawy tortu albo niezręczną pomyłkę krawcowej. 

Jak zaplanuję „puste dni”? 

Znając życie i bezwzględne dla naszych romantycznych uczuć prawo Murphy’ego dobrze jest zaplanować w projekcie tak zwane „puste dni” bo to one pozwolą utrzymać plan w określonej przestrzeni czasowej.

Jak zaplanowałam moje oszczędności?

Podobnie zaplanowałam „dominika’s money challenge” i budowę mojego własnego bloga. Dałam sobie rok na zbudowanie poduszki finansowej i spróbowanie zaoszczędzenia £5000 od wiosny 2018 do wiosny 2019. Tu jest określona data startu i mety, natomiast strona internetowa musiała być gotowa z dniem pierwszego dnia wiosny kiedy wystartował projekt. Na osobnych żółtych karteczkach zapisałam wszystkie pomysły i układając je priorytetowo cofałam się od daty startu, aby wiedzieć kiedy i z jakimi tematami powinnam zacząć od końca.

• przywitać się z Tobą i się przedstawić,
• opublikować pierwszy wpis,
• przygotować galerię zdjęć,
• zrobić sesję zdjęciową,
• stworzyć konta na Facebook i Instagram,
• motyw bloga,
• ogarnąć WordPressa
• zakupić domenę i hosting

Tym narzędziem jest wykres Gantta

Nazywany też diagramem Gantta stosowany głównie w zarządzaniu projektami, graficznie przedstawiający zaplanowane zadania oraz zarządzanie nimi w czasie. Pierwszy harmonogram tego typu stworzył Karol Adamiecki już w roku 1896, jednak opublikował go dopiero 1931. Ubiegł go Henry Gantt, który opracował wykres w 1910r i w tym samym czasie opublikował w „Engineering Magazine” tworząc w ten sposób podstawy nowoczesnego i efektywnego systemu zarządzania projektami. Ponad 100 lat temu!!!???, czy to nie fascynujące!?
Generalnie wykres Gantta polega na graficznej prezentacji planowania i kontroli w czasie projektu.
Etapy tworzenia wykresu Gantta:

• rozpisanie wszystkich zaplanowanych celów i zadań
• ustalenie kolejności realizacji celów
• zaplanowanie projektu na cele etapowe(główne) i szczątkowe(małe)
• określenie czasu trwania projektu, czasu realizacji celów etapowych i szczątkowych
• ustalenie terminów zakończenia i rozpoczęcia projektu
• określenie i przyporządkowanie wszelkich potrzebnych zasobów: finansowych, osobowych, kompetencyjnych, intelektualnych, narzędziowych itp.

Jak wiadomo, na każdym etapie pojawiają się nieprzewidziane wydarzenia jak nieterminowe dostawy, nieregularne wpływy pieniężne, nierzetelne osoby. Zadania mogą być jednak planowane i kontrolowane równolegle uwzględniając na bieżąco dochodzące nowe elementy lub wynikające z procesu zmiany. Możemy również świadomie wprowadzić „puste dni” aby mieć zapas w razie, tak zwanego poślizgu.

Pomyśl tylko w ilu obszarach życia codziennego i zawodowego można planować i osiągać cele właśnie w ten sposób.

Wykorzystując dla własnych potrzeb i przekładając na nasze mniejsze, większe życiowe projekty możemy planować z Ganttem dosłownie wszystko od końca:

• oszczędzanie pieniędzy na wyprawę do Tajlandii w przyszłym roku w listopadzie
• zainwestowanie w nieruchomość do wynajmu gościom na lato
• wymarzony ślub z ukochanym za dwa lata w dniu waszej rocznicy poznania
• budowę domu lub remont mieszkania, żeby wprowadzić się razem pierwszego dnia po ślubie
• podróż zorganizowaną samodzielnie na 44 urodziny po Izraelu
• pisanie pracy dyplomowej w terminie wyznaczonym przez promotora
• kampanię marketingową biznesu z datą rocznicy bloga
• montowanie six pack’a przed wakacjami nadchodzącego lata
• każdy inny pomysł, który teraz przychodzi Tobie do głowy?

Udało ci się zauważyć, że mam w tych przykładach wspólny mianownik? Tak, to jest zawsze data końcowa będąca jednocześnie startem.

Jak planuję, żeby oswoić umysł? Planuję duże przez małe.

Ok, to teraz pokrótce przedstawię Tobie mój ulubiony temat. Umysł. Nierozerwalny i wielowymiarowy. Wróg i przyjaciel. Dziki i oswojony. Chaotyczny i spokojny. Przerażający i piękny.
Każda duża myśl, duży plan i duże działanie w perspektywie czasu jest dla często dla naszego umysłu przerażająco gigantyczne. Paraliżuje nas do tego stopnia, że odwlekamy i wymyślamy najciekawsze wymówki byle tylko sprawę odwlec!
Wielki cel uruchamia lęk, który alarmuje mózg paraliżując nas i w efekcie prowadzi niestety do porażki.
Mały cel omija ten lęk, co powoduje uśpienie mózgu i przemknięcie cichaczem do naszego sukcesu.
Lęk powoduje ograniczenie dostępu do kory, aby oddalić zagrożenie zmianą i bezpiecznego poczucia stabilizacji. Twórcze, kreatywne myślenie zostaje zasłonięte przez strach w wyniku czego oddalamy działanie.
Małe cele skutecznie ten mechanizm oszukują i dzięki małym krokom usypiamy ten lęk. Nie pozwalamy mu włączyć syreny alarmowej dzięki czemu nasz mózg nie odczytuje tego sygnału jako zagrożenie. Więcej napiszę w innym poście bo to jest absolutnie porywający i fascynujący temat

Jak chcesz rozśmieszyć Boga, to powiedz mu co planujesz.

Z wielką świadomością, doświadczeniem, szacunkiem i pokorą zostawiam przestrzeń w moim życiu; na działanie Życia. Jestem elastyczna i gotowa do nauki, zmian kierunków a czasem nawet wstrzymania działań. Bez nerwów, pretensji oraz ciśnienia, że coś muszę.
Wierzę, że wszystko i tak idzie zgodnie z Planem.

dominika